Registro de activos de información
Inventario de las categorías de información que produce y administra Comercializadora Mercabastos, conforme al artículo 13 de la Ley 1712 de 2014.
| Categoría de la información | Descripción del contenido | Idioma | Medio de conservación / soporte | Formato | Información publicada |
|---|---|---|---|---|---|
| Actos administrativos | Resoluciones y decretos expedidos por la entidad, incluido el decreto de creación. | Español | Electrónico y físico | Publicada | |
| Informes de gestión | Informes anuales de gestión y resultados de la administración. | Español | Electrónico | Publicada | |
| Información presupuestal | Presupuesto general, ejecución presupuestal y estados financieros por vigencia. | Español | Electrónico | Publicada | |
| Información contractual | Plan anual de adquisiciones, manual de contratación y procesos contractuales. | Español | Electrónico | PDF y plataforma SECOP | Publicada |
| Planes institucionales | Planes de acción, plan estratégico, planes de mejoramiento e informes de empalme. | Español | Electrónico | Publicada | |
| Control interno | Informes de auditoría, seguimientos, reportes de control interno y planes de mejoramiento. | Español | Electrónico | Publicada | |
| Políticas y manuales | Manuales de procesos y procedimientos, políticas institucionales y códigos. | Español | Electrónico | Publicada | |
| Estructura organizacional | Organigrama, misión, visión, objetivos y funciones de la entidad. | Español | Electrónico | HTML e imagen | Publicada |
| Trámites y servicios | Arrendamiento de locales, bodegas y espacios comerciales; servicio de parqueaderos. | Español | Electrónico | HTML | Publicada |
| PQRS | Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias radicadas por la ciudadanía. | Español | Electrónico y físico | Formulario web, correo y radicado físico | Disponible por solicitud |
| Contratos de arrendamiento | Contratos suscritos con arrendatarios de locales, bodegas y espacios comerciales. | Español | Físico y electrónico | PDF y documento físico | Disponible por solicitud |
| Información de talento humano | Planta de personal, manual de funciones y hojas de vida del personal vinculado. | Español | Físico y electrónico | PDF y documento físico | Parcialmente publicada |
| Noticias y comunicaciones | Comunicados, noticias institucionales y convocatorias. | Español | Electrónico | HTML e imagen | Publicada |
Publicación en el portal de datos abiertos
Los conjuntos de datos de la entidad se publican en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano: www.datos.gov.co (se abre en una ventana nueva). Consulte también la sección de datos abiertos de este portal.
Índice de información clasificada y reservada
Inventario de la información sujeta a excepción de acceso, con el fundamento jurídico que sustenta la reserva, conforme a los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.
| Categoría | Nombre de la información | Idioma | Soporte | Fecha de generación | Responsable de la producción | Responsable de la información | Objetivo legítimo de la excepción | Fundamento constitucional o legal | Fundamento jurídico de la excepción | Excepción total o parcial | Plazo de la reserva |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Talento humano | Hojas de vida y datos personales del personal vinculado | Español | Físico y electrónico | Permanente | Talento Humano | Talento Humano | Protección del derecho a la intimidad y a los datos personales | Constitución Política, artículo 15; Ley 1581 de 2012 | Ley 1712 de 2014, artículo 18 literal a | Parcial | Mientras subsista la causa de la clasificación |
| Servicio al ciudadano | Datos personales de quienes radican PQRS | Español | Electrónico y físico | Permanente | Atención al Ciudadano | Gerencia | Protección de los datos personales del peticionario | Constitución Política, artículo 15; Ley 1581 de 2012 | Ley 1712 de 2014, artículo 18 literal a | Parcial | Mientras subsista la causa de la clasificación |
| Gestión jurídica | Documentos de procesos judiciales en curso | Español | Físico y electrónico | Según el proceso | Oficina Jurídica | Oficina Jurídica | Garantizar el debido proceso y la defensa judicial de la entidad | Constitución Política, artículo 29 | Ley 1712 de 2014, artículo 19 literal e | Parcial | Hasta la terminación del proceso |
| Seguridad digital | Credenciales, configuraciones y esquemas de seguridad de los sistemas de información | Español | Electrónico | Permanente | Área de Sistemas | Gerencia | Proteger la seguridad de la información y de los sistemas de la entidad | Constitución Política, artículo 15 | Ley 1712 de 2014, artículo 19 literal d | Total | Mientras subsista la causa de la reserva |
Documento en revisión. Este índice recoge las categorías de información sujetas a excepción identificadas por la entidad. La Oficina Jurídica adelanta su revisión y adopción formal mediante acto administrativo. Si considera que alguna categoría debe ajustarse, escríbanos a juridico@comercabastos.gov.co.
Publicación en el portal de datos abiertos
Este índice se publica también en www.datos.gov.co (se abre en una ventana nueva).
Esquema de publicación de la información
Relación de la información que la entidad publica de forma proactiva, con la frecuencia de actualización y el lugar de consulta.
| Nombre de la información | Idioma | Soporte | Formato | Fecha de generación | Frecuencia de actualización | Lugar de consulta | Responsable de la producción | Responsable de la información |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Resoluciones administrativas | Español | Electrónico | Según expedición | Cada vez que se expide | Portal web | Oficina Jurídica | Gerencia | |
| Plan Anual de Adquisiciones | Español | Electrónico | Enero de cada vigencia | Anual, con sus modificaciones | Portal web y SECOP | Área Financiera | Gerencia | |
| Presupuesto general | Español | Electrónico | Inicio de cada vigencia | Anual | Portal web | Área Financiera | Gerencia | |
| Ejecución presupuestal | Español | Electrónico | Según periodo | Trimestral | Portal web | Área Financiera | Gerencia | |
| Estados financieros | Español | Electrónico | Cierre de vigencia | Anual | Portal web | Área Financiera | Gerencia | |
| Informes de gestión | Español | Electrónico | Cierre de vigencia | Anual | Portal web | Gerencia | Gerencia | |
| Informes de control interno | Español | Electrónico | Según periodo | Semestral | Portal web | Control Interno | Control Interno | |
| Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano | Español | Electrónico | Enero de cada vigencia | Anual, con seguimientos cuatrimestrales | Portal web | Planeación | Gerencia | |
| Información contractual | Español | Electrónico | PDF y plataforma | Según proceso | Permanente | SECOP | Oficina Jurídica | Gerencia |
| Trámites y servicios | Español | Electrónico | HTML | Permanente | Cuando cambian las condiciones | Portal web y SUIT | Área Comercial | Gerencia |
| Noticias institucionales | Español | Electrónico | HTML | Según evento | Permanente | Portal web | Comunicaciones | Gerencia |
| Proyectos normativos en consulta | Español | Electrónico | HTML | Antes de la expedición | Cada vez que se formula un proyecto | Portal web | Oficina Jurídica | Gerencia |
Programa de Gestión Documental
Instrumento que define cómo la entidad identifica, gestiona, clasifica, organiza, conserva y dispone de la información pública, conforme al Decreto 2609 de 2012.
Documento en elaboración
El Programa de Gestión Documental de la entidad se encuentra en proceso de elaboración y aprobación por el Comité Interno de Archivo. Una vez adoptado mediante acto administrativo, se publicará en esta sección junto con el acta de aprobación.
Contenido mínimo previsto
- Política de gestión documental de la entidad.
- Procesos de la gestión documental: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración.
- Responsables de cada proceso.
- Cronograma de implementación.
- Lineamientos de conservación y preservación a largo plazo.
Normativa aplicable
- Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos.
- Decreto 2609 de 2012 — reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 en materia de gestión documental.
- Archivo General de la Nación (se abre en una ventana nueva) — lineamientos y normativa archivística.
Tablas de Retención Documental
Listado de series documentales con sus tipos documentales y el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento en elaboración
Las Tablas de Retención Documental de la entidad se encuentran en proceso de elaboración. Una vez adoptadas mediante acto administrativo y convalidadas conforme al Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, se publicarán en esta sección junto con la resolución que las adopta.
Estructura prevista
| Código | Serie documental | Subserie y tipos documentales | Archivo de gestión | Archivo central | Disposición final |
|---|---|---|---|---|---|
| Las series documentales se publicarán una vez las tablas sean adoptadas y convalidadas. | |||||
Normativa aplicable
- Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación — reglamenta la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación de las tablas de retención documental.
- Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos.
- Archivo General de la Nación (se abre en una ventana nueva).